警察行政调查分析
谭正江
[摘要] 警察行政调查即警察机关出于治安行政管理的目的，对治安信息的收集和处理活动。行政调查不仅仅是事后证据的收集，另外还包括事前信息的收集。警察行政调查的启动常常出于具体执行者——警察个人的意图和判断，带有很大的自由裁量性。加强警察调查权的控制，对调查行为可能存在的瑕疵事前给予充分的重视与事后完善的救济。
［关键词］行政调查 警察行政调查 行政程序法 行政证据
公安部在《公安机关办理行政案件程序规定》中单列一章调查，说明我国的行政机关，特别是具有极强国家强制力的公安机关开始逐步注重和贯彻行政行为依据取得程序的合法性，即行政调查开始从理论研究向实践发展。然而行政调查究竟该如何定义和定性，行政调查和行政证据是何种关系，行政调查如何救济等方面都很值得研究。不将这些问题作深入细致的考量，那么依法行政这一行政法的大原则也就难于真正的实现。基于这样的考虑，我们有必要以警察行政调查入手，为我国行政程序法行政调查制度的建立提供一点参考意见。
一、行政调查分析
行政调查相对于依法行政的重要意义就在于，行政机关做出的一切行政行为都应该以事前深入的行政调查为合法性和合理性基础。无行政调查就难于保障行政管理目的的实现，也就削弱了行政行为的合理性基础；行政调查的不合法实质上就是行政程序的不合法，从而从根本上动摇了行政行为的合法性基础。故而在有着“重实体、轻程序”传统的我国，研究和规范行政调查行为就更为迫切。
1、目前我国行政法学者对行政调查还未形成较统一的认识，就其性质的认识而言基本上有以下几种看法：第一种认为行政调查是一种行政事实行为，即仅以影响和改变事实状态为目的，仅涉及程序权利和义务，而与实体权利和义务无关的行为；第二种认为行政调查是一种产生行政程序法律关系，从而间接影响行政实体法律关系的程序性行政行为；第三种认为行政调查是一种阶段行为，是行政主体的某一行政行为的中间阶段，其性质从属于该行政行为。
行政调查是行政主体出于行政管理的目的，而进行的信息收集和处理活动，这一点不难理解，但对其定性却十分困难，因其同时具备了程序法和实体法上的意义，表现得极为复杂。一些调查行为表现为事实行为，不对行政相对人的权利义务做出法律上的处分，一些又直接对行政相对人的权利义务加以处分。不过不可否认的是行政调查是其他一切行政行为的必经程序和处分基础，所以可以将其看作一种阶段性行政行为，然而其又有其独立性，其性质不一定从属于该行政行为。一方面其收集的信息无论是形成证据而在具体行政行为中使用，还是作为资料支持抽象行政行为，最终都将导致行政行为的产生和影响行政行为的合法性及合理性，从而对行政实体法律关系产生影响体现了它的从属性。另一方面作为一种阶段性行政行为，行政调查对行政实体法律关系产生的影响不仅仅是常见的间接影响，还有可能是直接的影响和处分，例如具强制性的行政调查就直接面对和处分行政相对人的实体权利和义务，体现了它的独立性。
2、行政证据和行政调查两相比较，行政证据是反映和证明行政案件事实的信息及其载体，而行政调查不仅仅是行政案件事实的信息，还包括对该信息及其载体的收集、处理过程和行政案件事实发生前行政管理信息的收集与处理。仅就行政案件事实的信息及其载体的收集处理来分析，证据的收集是一种调查，证据的形成基于调查获得信息的处理，而调查收集的信息不一定能形成证据，完全有可能作为非法证据或虚假信息而被排除。以行政管理信息的收集和处理来看，拟做出抽象行政行为前的意见征求与含概了行政事实发生前后信息收集的行政检查也应该是行政调查。
二、警察行政调查分析
警察行政调查即警察机关出于治安行政管理的目的，对治安信息的收集和处理活动。当然由于警察的职能包括了行政职能和司法职能，故而警察调查亦包括行政调查和司法调查，两者的区分亦因为我国的违法和犯罪之分难于在事前界定，两者使用相同手段的区别也就只能在事后加以定性，这也许是我国警察行政调查的一大特色吧。
1、目前对警察行政调查认识的不足之处
首开先河，在我国行政程序法还未有出台之前公安部制定的《公安机关办理行政案件程序规定》中单列一章调查，以一般规定、受案、讯问和询问、勘验和检查、鉴定和检测、抽样取证、先行登记保存证据与扣押证据等七节规定了我国警察行政调查的基本方式。它是我国行政程序规范的一大进步和可喜探索，然而它亦有不完善之处。首先，听政程序的单列一章就不太妥当，因为听证亦是行政管理信息的收集方式之一，是对行政机关已收集信息及拟做出行政行为的核实、申辩与质证。当然这仅仅是体例之争，完全可以不必过多纠缠，然而在第三十八条中将强制措施即时强制之一的对醉酒人的强制约束列入调查之列则实在难于理解，就行政管理信息的收集而言，恐怕盘查更有资格和必要列入吧。
行政调查不仅仅是事后证据的收集，另外还包括事前信息的收集，事前信息的收集亦可能导致行政行为的产生，从而直接或间接影响行政相对人的权利。故而相较于《公安机关办理行政案件程序规定》中对警察行政调查方式的规定，警察行政调查至少还应该包括盘查、报告和登记等方式。
2、《程序规定》调查章应该增加的一些内容
⑴、盘查是《中国人民共和国人民警察法》赋予警察的权力，指警察在职务活动中，对形迹可疑、违法犯罪嫌疑的人员有权当场盘问与检查。警察在行政职务活动中对行政相对人身份、疑点的盘问与对人身、物品的检查，实质上就是行政管理信息的收集。而《公安机关办理行政案件程序规定》仅在勘验、检查一节中对检查加以规定，丝毫未言及对违法嫌疑人身份和疑点的盘问。
从信息收集、嫌疑人人格权保护及行政救济的角度来看，盘问亦十分重要，更何况《警察法》已经以法律的形式对盘查做出了规定。盘查涵盖了当场盘问与检查，并且对更深一步的信息收集作了规定，规定了继续盘问（留置），所以无论是从概念的内涵和外延来看，还是从行政效率和法律效力的角度出发，盘查都更应该列入《程序规定》的调查章之中。
⑵、报告是指与治安行政管理密切相关的旅馆、典当、废旧金属回收等特种行业从业人员，以及一些特定情由──放射事故、危险物品泄漏事故、火灾等治安灾害事故或出入境管理、枪支管理、集会游行管理等治安案件发生时负有义务人员应当立即向公安机关反映情况。这一切散见于《旅馆业治安管理办法》、《典当业治安管理办法》、《中华人民共和国枪支管理法》、《中华人民共和国集会游行示威法》等一系列的法律、行政法规和行政规章之中，而且相当一部分还规定了对不报告者和隐瞒包庇者的行政或刑事罚则，以保障治安行政管理信息收集的顺利实现。
负有义务的行政相对人向公安机关报告情况，正是主动地将治安行政管理信息传送与警察机关，警察机关也就被动的完成了治安行政管理信息的收集职责。如果仅仅就警察机关在治安行政信息收集过程中是否处于被动或主动的标准来定义调查的方式，则过于片面了，更何况在相应的报告制度中，警察机关也并不是完全的被动收集，还用一些行政或刑事罚则来保障信息的收集。从行政相对人权益保护、治安行政信息有效获取和治安行政管理职责顺利实现的角度来说，报告无疑是警察行政调查的方式和手段之一，应该列入汇总性的《程序规定》中。
⑶、登记是指行政相对人按法律、法规、规章或公安机关的要求填写有关表格，在公安机关进行登记，或者是将相关的资料信息报送公安机关及保留相关的资料信息以备公安机关有需要时查验。这是我国公安机关治安行政管理信息收集的重要方式，包括了特种行业经营管理、出入境管理和户籍管理等方面，也是我国公安机关实现治安行政管理职能的重要手段。它们散见于各个法律、法规和行政规章之中。
登记这一方式在公安机关治安行政管理职责中的重要地位无需赘言。治安行政管理工作的顺利实施需要治安信息的收集作保障，再说警察机关对社会面的控制也来源于对社会治安信息的全面把握和及时慎重处理，故而登记是警察行政调查无可置疑的一个重要方式。并且当有义务的行政相对人不履行义务，隐瞒相关信息不报或不按要求登记、不回答询问时，将受到有关法规的惩罚，例如《租赁房屋治安管理规定》对不履行登记义务者就规定了责令限期补办手续、没收非法所得和罚款的罚则；又或者不履行登记义务的行政相对人将承受对其不利的行政法律后果，例如在有关出入境管理方面的法规中就隐含着对行政相对人不按要求填写申请表、提供相关证明、回答相关询问时，拒绝其出入境要求的意思，从而迫使其按法定规程和手续向公安机关报送相关信息资料。
从上可以看出，盘查、报告和登记有必要也应该列入警察行政调查的范围而加以控制。
三、警察行政调查权的控制
“绝对的权力导致绝对的腐败”，国家行政法律、法规赋予了警察机关广泛而又形式多样的行政调查权，如不对其加以控制与规范，一方面达不到保护公民合法权益的宪法要求，另一方面也是对警察机关及其工作人员的伤害。
控制警察调查权，不能不对警察调查权仔细分析。作为行政调查权的一种，警察调查权来源于国家赋予警察机关的的行政管理权，但其行使的内容和方式，常常出于具体执行者——警察个人的意图和判断，带有很大的自由裁量性，同时又由于它是阶段性行政行为，它的行使常在公众和上级机关的监控范围之外。这一切和它对公民基本权利有可能带来的影响是不相称的，所以对它的控制必须加强。加强警察调查权的控制，又不过分影响行政效率，只能是在保障警察行政调查权顺利实现的前提下，对调查行为可能存在的瑕疵事前给予充分的重视与事后补与完善的救济。
1、警察行使行政调查权存在瑕疵可能性的主要方面：
⑴、行政调查主体上的瑕疵。行政调查主体上的瑕疵并不是指行政越权，如果是行政越权那么已是违法行政的调整范围了。在此，主体上的瑕疵主要是指滥用职权启动行政调查和调查权不恰当的转移。从警察调查权的行使常常出于具体执行者即警察个人的意图和判断来说，滥用职权即调查者出于不良动机或不适当的考虑，甚或是完全背离法定目的地启动了警察调查行为（例如一个警察完全可以在与他有仇怨者的工作场所门口，隔三岔五地检查其随身携带物品就是滥用职权启动行政调查的行为）。至于说调查权不恰当的转移，广州交警搞的市民有奖拍摄举报交通违章就是一个例子。不否认交通法律法规规定了公民的协查义务，但其后果是否有背离法定目的的嫌疑？另一方面对该行为的救济不谈充分吧，是否足够呢？因而调查权的转移必须慎重，毕竟“责任行政”的原则要求行政机关在行使行政权力的同时必须负起相应的责任，而将行政权力交由责任能力不足者行使，不论是否有规避责任或放弃职责的初衷，至少是对行政相对人的极度不负责任。
⑵、行政调查内容和手段上的瑕疵。行政调查内容上的瑕疵主要是指调查收集的信息资料不充分，即缺乏证据或事实不清，甚至是调查结果与客观实在的严重背离。这一切可能是因为警察个人出于错误判断，也可能是因为警察个人的素质低的问题。手段上的瑕疵是指警察在有使用何种调查方法的自由裁量权时，突破了合法原则（即使用的调查方法不得违反法律，如非法拷打）和合理原则（即采用合法且对相对人侵害最小的调查方法，如一开始即对违法嫌疑人采取强制传唤）。
警察调查的启动常基于警察个人的意图和判断，而其后果又非警察个人完全承担，警察个人主观问题难于把握，但可以在警察调查启动之初就对调查手段，方式、范围等加以规范，从而尽量避免调查内容瑕疵。至于出于警察个人不良意图，采取了非法手段的调查行为的救济，可以进一步深化非法证据的排除，对“毒树之果”亦不放过，从根本上杜绝“效率压倒一切”的思想。
⑶、行政调查程序上的瑕疵。警察在调查中常会有未表明身份、未说明调查理由、未告知权利或任意增减调查步骤等程序上的瑕疵。程序上的瑕疵无论出于警察的不良意图还是其他原因，最终都会影响到行政相对人的合法权益，也会改变警察调查行为本身的性质，使行政决定据以作出的事实失去可靠性基础，严重的甚至会带来不可估量的社会性错误，所以严格程序规定，加强警察自身的程序意识既是“依法行政”的要求，也是对警察自身保护的表现。
2、警察行政调查的救济
考量目前我国对违法行政调查的救济，大多数情况下，仅将其作为行政决定的附属行为考虑，未给予足够的重视，即使是单独对行政调查做出的救济规定，也多依据其是否直接涉及行政相对人的实体权益处分的标准来加以救济。具体到警察行政调查的救济问题，可以从以下几个方面入手.
①、程序违法时的救济。当警察行政调查仅存在程序违法时，目前的救济力度是不够的，因为由于程序违法本身不直接侵害相对人的实体权益，相对人一般不能向法院提起诉讼。其实从程序违法的社会意义和最终对行政决定可靠性基础的影响，完全可以一方面加大程序违法的惩罚性，由相对人就行政调查单独提起诉讼，法院以违反法定程序为由判决撤销该行政决定，警察机关承担对程序非法而造成的后果，补偿可能存在的相对人受损利益，另一方面由警察机关对进行调查的警察个人给与严厉的处分，甚至对未造成严重后果者亦严加处分，以杜绝其侥幸心理。
②、警察行政调查是否启动违法时的救济。一是当应该调查而未调查时，行政相对人可以根据在调查基础上的行政决定是否已作出来区别对待。如果行政决定尚未作出，可以向警察机关要求进行调查，行政机关拒绝时再向法院提起履行之诉；如果行政决定已经做出，相对人可就此提出行政复议或行政诉讼，复议机关或法院可依照上面的第①点“程序违法” 加以处理。另一方面是不应该调查而进行了调查从而影响到相对人的合法权益时，可以就此提出行政复议或行政诉讼并要求停止正在进行的违法调查行为。
③、具有强制性或间接强制性警察行政调查的救济。强制性警察行政调查是指以直接对相对人实体权益的处分为担保手段的行政调查行为，如强制传唤和留置都直接涉及相对人人身权的强制。目前的相关法律法规在这一问题上，仅就调查本身违法时作了一些规定，而且是以行政强制措施来纳入行政复议和行政诉讼的视野的，既在救济上存在以担保手段取代调查行为的问题，有首足倒置的现象。如果调查行为本身不违法，但在强制手段的使用上完全超出了合理性比例时，又怎么办？更何况强制性调查许多情况下是以突击的方式来进行的，调查目的与调查手段的合理性比例就更加难以把握。这一问题的救济只能是在比例原则在我国的行政法体系中确立后方有可能妥善加以解决。
间接强制性警察行政调隐含对相对人实体权益的处分为担保手段的行政调查行为，如在上文“登记” 中提到的对未履行相关义务的相对人将承受对其不利的行政法律后果，包括行政处罚、强制措施和拒绝给与利益等。它的救济也有首足倒置的现象，只有等到警察机关对被调查人作出行政处罚、采取强制措施或拒绝给与利益后，才能就该手段提起行政复议或行政诉讼，这时方能警察调查的合法性，甚至有的法规连对担保手段的救济都没有规定。
考察警察行政调查的救济，目前不仅仅需要有事后的救济，更为欠缺的是事前和事中的救济。只有警察行政调查的整个过程中都有了充分的救济作保障，才能在保证行政效率的情况下，规范和完善警察行政调查权。
参考文献：
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李海亮.《行政调查与证据制度比较研究》.福建.福建行政学院福建经济管理干部学院学报.2002.4
卫生行政执法处罚文书规范
卫生部
卫生行政执法处罚文书规范
卫生部令第1号
现发布《卫生行政执法处罚文书规范》，请各地遵照执行。
部 长
一九九八年七月八日
卫生行政执法处罚文书规范
第一章 总则
第一条根据《中华人民共和国行政处罚法》、《卫生行政处罚程序》（以下简称《程序》）规定，制定本规范。
第二条本规范规定的文书为卫生行政执法文书中的处罚文书部分，适用于依照卫生行政处罚程序处理的案件。
本规范规定以外的文书，仍按现行规定执行。
第三条卫生行政部门应根据处理的案件的实际需要使用文书。制作的文书应完整飞准确、规范，符合相应的要求。
第四条各种文书应注明制作该文书的卫生行政部门的全称。对外使用的文书应有文号或编号。文号的形式为：（地区简称）卫（案件类别，如食、妆、医等）罚或改等字（年份）第（序数）号。编号按序数排列。
第二章制作要求
第五条文书应按照规定的格式印制后填写。填写应使用蓝色或者黑色的钢笔，字迹清楚、文字规范、文面清洁。
因书写错误需要对文书进行修改的，应用杠线划去修改处，在其上方或者接下处写上正确内容。重要内容以及对外使用的文书需要修改的，应加盖校对章，或者由对方当事人签名或盖章。
第六条预先设定的文书栏目，要逐项填写。摘要填写的，应简明飞完整、准确。签名和注明日期，必须清楚无误。
第七条记录应具体详细，涉及案件关键事实和重要线索的，应尽量记录原话。要避免使用推测性词句，防止发生词句歧义。
描述方位、状态以及程度的记录，应依次有序、准确清楚。
第八条记录内容应在笔录制作完毕后，当场交当事人（被检查人、被询问人、代理人等，下同）审核或者向当事人宣读，当事人认为记录有遗漏或者有差错的，应当面提出补充和修改，并在改动处用指纹或印鉴覆盖。当事人认为无误后，应在笔录上注明“以上笔录属实”或“以上笔录基本属实”并签名或者盖章，当事人拒不签名的，应注明拒签事由，有其他人在场的，还应请他们签名证明。
文书首页不够记录时，可以附纸记录，但首页及附页均应由当事人签名或者盖章。
第九条制作行政处罚决定书，语言应规范、准确、简约、严谨、庄重，引述的违法事实要真实、清楚，引用的法律条文要准确、完整。
填写式的行政处罚决定书，应按栏目要求填写，填写内容不得涂改或改写。
第十条案件受理记录，是对发现、检举或控告、上级机关交办或下级机关移送的案件，按照规定的权限和程序办理受理手续，所作的文字记录。
案件来源，根据程序第十四条规定，主要有四个方面。在案件受理记录中，不论属于何种情况，都应将案件来源写明，包括名称或姓名、地址或住址、联系电话及受理时间。
案发单位，要写明名称、地址、法定代表人或负责人姓名、性别、职务；如是个人，应写明姓名、性别、民族、现在工作单位等。
内容，应写明主要违法事实，包括发案时间、发案地点、重要证据及造成的危害和影响，不必过多介绍经过。
处理意见，是经办人提出的办案具体建议，如案件是否需要进一步核实，应由哪个具体部门承担，谁来负责等。
负责人意见，是对处理意见的批示。这里的负责人，可以是卫生行政部门的负责人，也可以是有关主管科（处、室）负责人，根据实际情况和需要确定。
第十一条立案报告，是对受理的案件进行初步核实后，确认有违法事实并需给予行政处罚，为对案件展开调查，向主管厅（局）负责人或主管科（处）室负责人提出的书面报告。
当事人，指案发单位或个人。单位应写明名称、地址，法定代表人或负责人姓名、性别、职务；个人应写明姓名、性别、年龄、民族、地址或住址、现在工作单位等。
案情摘要，应按性质和程度，由大到小、从重到轻加以排列，逐个提出问题并加以简要说明。同时要指明当事人违反的具体法规条款。
负责人审批意见，是负责人对查处案件的批示，如是否批准立案，对批准立案的要确定承办人员等。
因情况特殊，需要现场立案的，应当在三日内补办立案报告手续。
第十二条案件移送书，是将不属于自己管辖范围内的案件，移送有关单位或部门处理的正式文件。
移送书要写明移送案件的受理时间、案由以及移送的法律依据。落款要写明移送机关的名称和具体日期。
移送书存根，由经办人填写，当事人指案发单位或个人。案由、移送日期和受移送机关须与移送书填写内容一致。
移送书编号与移送书存根编号须一致。
第十三条现场检查笔录，是在案件调查过程中，对与案件有关的地点和物证场所进行实地察看、探访所制作的记录。
被检查人是单位，应写明单位名称、地址（包括联系地址）、邮政编码、联系电话、法定代表人或负责人姓名、性别、职务等。被检查人是个人，应写明姓名、性别、年龄、民族、现在工作单位等。
检查时间，应写明到现场的年、月、日、时、分至何时何分。
检查地点，应写清勘验、察看地点的具体方位和具体的地址，如：X市X区X街X楼X号。
检查记录，要将涉及案件事实的有关情况准确、客观地记录下来。笔录完毕后，要让被检查人阅后签名，并注明时间。
第十四条询问笔录，是在案件调查、案件复查及补充调查过程中，为核实案件事实，收集证据，而向被调查人、证人和其他有关人员调查了解与案件有关情况时，所制作的笔录。
被询问人的基本情况，主要包括：姓名、性别、年龄、民族、文化程度、工作单位、住址（联系地址）、以及与被调查对象的关系等。
询问地点，应写明询问的具体地点。
询问时间，应写明年月日及起止时间。
询问内容，应记明被询问人提供的与案件有关的全部情况，包括案件发生的时间、地点、事实经过飞因果关系飞后果等。记录要忠实原意，不能随意加进自己的理解和看法，也不能随意增删和更改。
询问结束，应将询问笔录交给被询问人核对，同意后签名并注明时间。
第十五条保存证据通知书，是责令当事人对需要保全的物证在登记造册后进行保管的正式文件。
通知书应当写明保存方式、保存地点、保存期限以及保存物品的内容。
通知书由承办人填写。当事人收到通知书时应当核实保物品与实际物品是否一致，并在通知书存根上签名和注明日期。
通知书编号与通知书存根编号须一致。
第十六条采样记录，是采集鉴定检验样品的正式文字材料。
采样记录除应当写明被采样人、采样机构、样品名称、样品编号、样品生产单位、样品规格、采样数量、采样方式、采样时间、采样地点、采样目的外，还应当写清采样的法律依据。被采样人和采样人应当在采样记录上分别签名并注明日期。
采样记录一式三份，第一份交被采样人作为凭证，第二份随样品送检，第三份留存卷宗备查。
样品标记随送检样品，内容包括：样品名称、样品生产单位、样品编号、规格、数量以及其他标记等。
第十七条封条，是在案件发生后，为调查取证、保存证据或控制危害进一步扩大等，对生产经营场所、物品等采取临时停止使用、禁止销售、转移、损毁、隐匿等措施的正式文告。
封条上应当注明查封日期和期限，并加盖公章。
第十八条合议记录，是在案件调查终结后，承办人对案件进行综合分析、审议时记录的文字材料。
合议记录应写明案由、合议机关、合议主持人、参加合议人员、合议时间、合议地点。
合议记录必须包括：违法事实、相关证据、处理依据、合议建议。对不同的合议意见，也应如实记录。
合议结束后，参加合议人员和记录人员应在合议记录上签名并注明日期。
第十九条案件调查终结报告，是案件调查终结后，承办人就案情事实、对所调查问题性质的认识、对当事人责任的分析、对当事人的处理意见等，以书面形式向领导或有关部门所做的正式报告。
当事人是单位，应写明单位名称、地址、法定代表人或负责人姓名、性别、职务等。当事人是个人，应写明姓名、性别、年龄、民族、住址、现在工作单位等。
案由，是查处的具体案件的原由，即当事人被查处的具体违法行为。
承办机关，指负主要责任办理该案件的机构。承办人，指负责查处该案件的卫生行政执法人员。
案情及违法事实，应简明扼要，写清案件的经过和结果，违反的具体法规条款等。
相关证据，应列明已经查证属实的，对案件处理有关联的所有证据。
争议要点，既应写明当事人与承办人之间对案情事实的不同观点，也应表明承办人之间对案件的相同或不同意见。
处理建议，应写明是否要给予行政处罚的具体意见，如提出行政处罚意见的，应写清行政处罚的种类、幅度以及法律依据等。
第二十条行政处罚事先告知书，是在作出行政处罚决定前，告知当事人将要作出的行政处罚决定的事实、理由及依据，以及当事人依法应当享有的权利的书面文件。
事先告知可以书面形式告知，也可以口头形式告知。但以口头形式告知的，应当留有文字记录，并由当事人在文字记录上签名或盖章。
事先告知书，应写明当事人的违法行为及违法行为发生的时间、违反的法律条款，将要作出行政处罚决定的法律依据、行政处罚的种类和幅度，当事人进行陈述和申辩的时间和地点等。
事先告知书应当盖有公章并注明日期。一式两份，一份交当事人，一份留存卷宗备查。
第二十一条陈述和申辩笔录，是对当事人及陈述申辩人陈述事实、理由和申辩有无违法行为以及违法行为情节轻重的记录。
当事人是单位，应写明单位名称、地址、法定代表人或负责人姓名、性别、职务等。是个人，应写明姓名、性别、年龄、民族、住址、现在工作单位等。
当事人委托陈述申辩人的，应当写明受委托的陈述申辩人的姓名、性别、职务、现在工作单位等。受委托的陈述申辩人应当出具当事人的委托书。
笔录应写清陈述和申辩的地点和时间。
记录应当尽可能采用原话。对当事人提出的主张要记明。
陈述和申辩结束，应将笔录交当事人或陈述申辩人核对，认为有错记或漏记的，应当面补充和修改，最后签名和注明日期。
承办人和记录人也应当在笔录上签名和注明日期。
第二十二条行政处罚听证告知书，是在作出重大行政处罚决定前，向当事人告知有要求听证权利的正式文件。
告知书应写明当事人违法行为及违法行为发生的时间、违反的法律条款、将要作出的行政处罚决定的法律依据、行政处罚的种类和幅度，当事人要求听证的时限，听证机关的地址飞邮政编码等。
告知书回执编号与告知书编号应当一致。
回执由当事人填写。当事人是单位，应写明单位名称、地址、法定代表人或负责人姓名、性别、职务等。当事人是个人，应写明姓名、性别、年龄、民族、住址、现在工作单位等。当事人应在回执上写明是否要求听证，并写清通知听证的联系地址、邮政编码、联系电话等。
寄回的回执必须有当事人签名或盖章，并注明日期。
第二十三条行政处罚听证通知书，是通知当事人举行听证的正式文件。
通知书，应写明举行听证的时间、地点、听证方式、听证组成人员、申请回避的权利、听证机关的联系电话等。
通知书存根由经办人填写。通知书编号与通知书存根编号应当一致。
第二十四条听证笔录，是对听证过程和内容的记录。
当事人是单位，应写明单位名称、地址、法定代表人或负责人姓名、性别、职务等。当事人是个人，应写明姓名、性别、年龄、民族、住址、现在工作单位等。
当事人委托代理人的，应写明代理人的姓名、性别、职务、现在工作单位等。委托代理人应当出具当事人的委托书。
笔录应写明案件承办人、听证主持人、听证员、书记员、听证地点、听证方式、听证时间、案由等。
笔录应写明案件承办人提出的事实、证据和行政处罚建议，当事人陈述、申辩和质证等内容。
听证结束后，应将笔录交当事人和承办人核对，认为有错记或漏记的，应当面补充和修改。参加听证的当事人、委托代理人、案件承办人、听证主持人、听证员及书记员，应当在笔录上签名或盖章，并注明日期。
第二十五条听证意见书，是听证人员在听证结束后，就听证情况及听证人员对该案件的意见，以书面形式向负责人或有关部门所做的正式报告。
当事人是单位，应写明单位名称、地址、法定代表人或负责人姓名、性别、职务等。当事人是个人，应写明姓名、性别、年龄、民族、住址、现在工作单位等。
当事人委托代理人的，应写明代理人的姓名、性别、职务、现在工作单位等。
意见书应写明案件承办人、听证主持人、听证员、书记员、听证时间、地点、方式和案由等。
意见书应当简明扼要介绍案件基本情况，客观公正地反映当事人和案件承办人的主要理由，具体明确写明听证人员的意见。听证人员有不同意见的，也应当写明。
听证人员应当在意见书上签名并注明日期。
负责人意见是负责人对听证人员意见的具体批示。这里的负责人，是卫生行政部门的负责人，但也可以是经授权的有关主管科（处、室）负责人。
第二十六条当场行政处罚决定书，是对案情简单、违法事实清楚、证据确凿的违法案件依法当场作出处理决定的正式文件。
决定书应写明违法行为及证据、行政处罚依据、行政处罚的种类和幅度、作出行政处罚的时间和地点、罚款缴往单位及地址，以及卫生行政部门名称，并由执法人员签名或盖章。
决定书还应责令当事人改正或限期改正上述违法行为，并告知当事人行政复议和行政诉讼的途径和期限。
第二十七条行政处罚决定书，是对事实清楚、证据确凿的违法案件，根据情节轻重依法作出处理决定的正式文件。
被处罚人是单位的，应写明单位的名称、地址，法定代表人或负责人姓名、职务。是个人的，应写明姓名、地址或住址、现在工作单位。
决定书应写明违法行为及证据、行政处罚依据、行政处罚的种类和幅度、罚款缴往单位及地址，还应责令当事人改正或限期改正上述违法行为，并告知当事人行政复议和行政诉讼的途径和期限。
第二十八条 送达固执，是将卫生行政处罚文书送交给案件当事人的凭证。
送达回执，应写明送达文件的名称及文号或编号、送达地点，受送达人和送达人应在回执上签名，并注明日期。
回执存根由送达人填写。回执编号与回执存根编号应一致。
第二十九条责令改正通知书，是对有违法事实，但案情轻微，不需给予行政处罚的当事人，提出改进建议的正式文件。
通知书应当写明当事人的违法事实、具体的责令改正意见、改正期限和法律依据。
通知书存根由执法人员填写。通知书文号与通知书存根文号应一致。
第三十条结案报告，是对立案调查的案件，在行政处罚决定履行或者执行后，或根据合议意见不作行政处罚的案件，报请负责人批准结案的正式文件。
结案报告包括：当事人、案件来源、立案日期、案由、行政处罚决定书文号、执行方式、执行日期、执行结果等。
根据合议意见不作行政处罚的案件，结案报告包括：当事人、案件来源、立案日期、案由、不作处罚的理由等。
当事人、行政处罚决定书文号应与行政处罚决定书、当场行政处罚决定书载明的当事人、文号相一致；案由应与合议记录载明的案由相一致；案件来源、立案日期应与立案报告载明的内容相一致。
执行方式。指案件处理终结的方式，如自觉履行、法院强制执行等。
执行结果，指行政处罚决定实际执行情况，如完全履行等。
承办人员应当在结案报告上签名，并注明日期。主管负责人或主管科（处、室）负责人应当作出是否同意结案的审批意见，并签名和注明日期。
第三章卷宗管理
第三十一条案件结案后，承办人员应当将有关案件材料整理装订，归档保存。
第三十二条卷宗装订按实际使用行政处罚文书的先后顺序排列。
第三十三条卷宗应当按档案装订要求进行装订。装订的卷宗，应当及时归档。卷宗归档后应当统一编号，妥善保管，防止损坏灭失。
第四章附则
第三十四条本规范中所列采样记录、封条、现场检查笔录，也可适用于日常卫生监督执法活动。
第三十五条本规范由卫生部负责解释。
第三十六条本规范自发布之日起执行。